¿Qué es Portia?
Portia es un portal situado en la nube, apto para recibir y publicar recibos de haberes y otros papeles de trabajo vinculados a los mismos. Funciona como sitio web exclusivo para su establecimiento, con un diseño personalizado, donde tanto empleados como empleadores acceden mediante Usuario y Contraseña.
En AJ5 Portia se almacenan recibos de haberes en formato digital, los cuales pueden ser visualizados desde ordenadores, tablets o smartphones, sólo por los respectivos dueños de los mismos, con usuario y contraseña, durante las 24 horas del día y durante los 7 días de la semana. Todos los navegadores (Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari, Opera) pueden interactuar con AJ5 Portia. La plataforma es un sitio web seguro con Certificado SSL-Https. La privacidad, seguridad y confidencialidad son las características principales de este portal, en el cual, no sólo están disponibles los recibos actuales sino también pueden consultarse los recibos históricos de otros meses y años.
Operativamente en cada liquidación, en simultáneo al envío de las acreditaciones bancarias, pueden publicarse los recibos con el detalle de los sueldos en AJ5 Portia. Cada empleado cuando recibe el monto de su haberes en su cuenta bancaria puede acceder al portal y analizar la composición de los mismos, discriminada por cargo y por concepto dentro de cada cargo, eliminando dudas acerca de su constitución y evitando las clásicas consultas a la oficina de RRHH. ¿Cobré la suplencia? ¿Cuánto me descontaron por ganancias? ¿Perdí el presentismo? ¿Concluyó el embargo sobre mis haberes? serán algunas de las muchas dudas respondidas automáticamente por la temprana visualización de los recibos de haberes.
¿Cumple el sistema con las regulaciones laborales vigentes?
La Resolución 346/2019 del Ministerio de Producción y Trabajo establece que los empleadores podrán optar por emitir recibos de haberes digitales mientras cumplan con los mismos requisitos informativos que los recibos en papel y puedan ser firmados de acuerdo a la Ley 25.506 de firma digital.
¿Puedo incluir información adicional desglosada en papeles de trabajo adjuntos?
El portal admite papeles adjuntos para aclarar aún más los conceptos presentes en los recibos de sueldo, como por ejemplo detalle de ganancias, de fichadas, de adicional a Obras Sociales, de embargos, etc.
¿Cómo garantiza el portal la seguridad y confidencialidad de los datos de los empleados?
Cada empleado cuenta con unusuario y contraseña propios para acceder al portal y solamente podrá visualizar información de su competencia.
¿Se puede integrar el portal con nuestro software actual de liquidación de sueldos?
Si el colegio ya utiliza un sistema de liquidación, éste puede emitir un informe en PDF el cual será atomizado por funcionalidades del portal antes de ser importados al mismo.
¿Cómo acceden los empleados al portal y qué tipo de soporte tienen en caso de problemas?
El acceso al portal es sencillo y puede efectuarse desde PC, tablet o celular. El soporte técnico es personal a través de nuestra mesa de ayuda.
¿El portal ofrece reportes o estadísticas para gestión interna?
El sitio emite informes de varios tipos, como por ejemplo, cuantos recibos han sido firmados o no a una determinada fecha, cuántos fueron firmados o no en disconformidad, informe de todos los recibos de un año de una sección determinada, etc.
¿Cuál es la validez de la firma digital y electrónica?
La firma electrónica está respaldada por certificados del mismo portal. La firma digital por certificados de autoridad licenciada. Los segundos tiene mayor validez probatoria que los primeros, aunque el mercado mayoritariamente emplea los primeros por razones de costo y de simplicidad. El portal acepta indistintamente ambos tipos de firma.
¿Qué sucede si un empleado no cuenta con acceso a internet o dispositivos?
El colegio debe contar con una PC disponible para estos casos, la cual se halle en dependencias del mismo.
¿Cuánto tiempo se almacenan los recibos en el sistema y quién tiene acceso?
Los recibos se conservan indefinidamente en el portal y tanto los empleados como el estabecimiento puede acceder a los mismos sin plazo de tiempo.
¿Cuál es el costo del servicio y qué incluye?
La estructura de costos contempla rangos de a cincuenta empleados con montos crecientes, es decir de 1 a 50, de 51 a 100, de 101 a 150 y así sucesivamente, que corresponden a la firma electrónica. Las firmas digitales cuestan un 50% más por cada firma de este tipo, proporcional al costo base.
Opinión casi unánime de nuestros clientes...
"Usar el portal digital de recibos con firma electrónica fue un cambio positivo para nuestra organización. No solo nos ayudó a agilizar el proceso de entrega de recibos de sueldo, sino que también simplificó nuestra administración pos liquidación y eliminó tareas tediosas en nuestro personal de RRHH. Antes era un desafío hacer que todos los recibos fueran entregadoa a tiempo, mientras que ahora es inmediata su recepción por parte de los empleados. ¡Es una inversión que vale la pena!.
Personalización y adaptabilidad
Al utilizar AJ5 Portia, cada establecimiento cuenta con un portal dedicado y propio, con su logo, colores e imágenes identificatorias, al cual acceden sus empleados (establecimiento@AJ5Portia.com.ar). Los textos del sitio también pueden ser personalizados y definidos por la institución. La plataforma puede integrarse con API Google, es decir, contar con un login de acceso con cuentas GSuite. Además, el acceso el portal puede integrarse al sitio web del cliente ingresando con un botón "Acceso empleados" por ejemplo.
Tanto si el establecimiento liquida haberes en forma autónoma, como si terceriza las tareas en un liquidador externo, puede aplicarse igualmente AJ5 Portia. En cualquiera de los casos, si el sistema empleado para liquidar, a la hora de generar recibos de haberes, produce en el ordenador un directorio con archivos individuales por empleado o por puesto, éstos pueden ser subidos automáticamente a la plataforma con una simple función importadora incluida en la misma.
Marisa Gomez - RRHH - Colegio Ward de Ramos Mejía
Hace un año tomamos el servicio de Portia, la implementación fue muy sencilla, el cambio fue automático, los empleados están muy conformes porque pueden visualizar y descargar sus recibos desde su móvil. Esto significó una optimización del tiempo para ambas partes, empleados y empleador. Y no queremos dejar de mencionar el ahorro en insumos que ésto representó. Las respuestas de soporte técnico son inmediatas cuando son requeridas, ésto es muy importante, porque nos ayuda a prestar un buen servicio.
Laura Castro - RRHH - Instituto Buenos Aires de Isidro Casanova
La pandemia, en el caso nuestro, aceleró la necesidad de contar con una herramienta que nos permitiera enviar los recibos de sueldos para que nuestro personal pudiera firmarlos y disponer de ellos en cualquier momento, sin la necesidad, obviamente, de concurrir al colegio y firmarlos en la administración. Esta situación nos llevó a buscar un Portal. La mejor decisión que pudimos tomar: firmar electrónicamente por parte de la empresa (hoy ya contamos con firma digital) cada recibo de sueldo, publicarlos en la nube para que cada uno de nuestro personal pueda acceder y firmarlos en cuestión de pocos segundos. De igual manera, nos facilita el reclamo al personal que tiene firmas pendientes en sus recibos de haberes en cualquier momento. Un excelente asistente!!
Dr.Ricardo White - Estudio Contable.
He recomendado a la plataforma on line Portia en algunos de mis clientes porque me ha parecido ágil, versátil y eficiente, tanto para que los empleados puedan visualizar sus recibos de sueldos como para que puedan firmarlos. Los beneficios son muchos, desde la economía en insumos hasta el ahorro del tiempo del personal para hacer firmar los recibos. Plenamente satisfecho con esta solución digital.
Marcelo Belicoso - Propietario - Colegio Santa Rosa de Chivilcoy
Soy el representante legal y propietario de mi colegio, la plataforma Portia ha sido una herramienta fundamental para mejorar el orden, la registración, evitar la acumulación de archivos, garantizar el acceso online y permanente del personal a sus recibos, ahorrando también costos en materiales y tiempo incalculables, además la trayectoria y la experiencia del estudio garantizan los procesos.
